Relação próxima é o segredo do sucesso
Pesquisas recentes do instituto Brandon Hall Group revelam dados importantes para todos os que se interessam pelos horizontes do mercado de e-Learning. Derrubam inclusive alguns mitos que sempre confundiram as empresas dispostas a trabalhar com fornecedores de e-Learning. Um dos mais populares é o de que custo é o que define o sucesso do serviço.
Pelo contrário, o estudo constatou que a qualidade, a inovação e a confiança desempenham os papéis principais quando se trata de fornecedores de e-Learning. Outro fato surpreendente que veio à tona é que 62% das empresas têm substituído seus fornecedores de e-Learning nos últimos três anos.
Por que uma porcentagem tão alta de substituições?
O estudo constatou que as principais razões para a substituição desses fornecedores são a qualidade e eficácia, problemas de comunicação, entregas atrasadas, entre outras razões como equipe inexperiente, custo e falta de escalabilidade.
Como o relatório aponta, para qualquer organização que queira manter e entregar conteúdos de aprendizagem de qualidade, o segredo é encontrar um parceiro de e-Learning e não apenas um fornecedor.
As três principais razões para troca de fornecedor, detectadas pela pesquisa, estão ligadas a “pessoas” e “processos”. Vamos analisá-las um pouco mais:
razão # 1: questões de qualidade e eficácia
A qualidade é bastante subjetiva, e cada pessoa ou organização pode ter a sua definição única de qualidade. Ao selecionar um fornecedor, você deve avaliá-lo com base na qualidade da produção (como você a define). Analise o processo de desenvolvimento como um todo e entenda os processos de garantia e qualidade do fornecedor.
Às vezes, a qualidade pode ser boa inicialmente, mas cai significativamente quando o volume de trabalho cresce, ou são necessários novos tipos de soluções. Para evitar isso, você precisa avaliar a escalabilidade do fornecedor – e também a profundidade de habilidades da equipe. Você não vai querer trabalhar com uma empresa que tem apenas 1 ou 2 profissionais – e todos os outros na equipe são iniciantes em suas atividades.
Em alguns casos, quando os prazos são apertados e várias rodadas de ajustes estão acontecendo, um fornecedor pode ignorar completamente seus processos de garantia da qualidade, ou a etapa de testes, por exemplo. Por isso, é importante avaliar o processo de forma crítica e entender se o controle de qualidade será sempre ignorado, ou em quais condições isso talvez aconteça.
razão # 2: falhas de comunicação e a dificuldade de trabalhar em equipe
As habilidades básicas de comunicação da equipe de projeto (e não da pessoa de vendas) precisam ser verificadas ao selecionar um fornecedor. Normalmente, é o gerente de projeto e o designer instrucional que irão interagir com você. Por isso, conheça-os o mais rápido possível.
Além das habilidades básicas de comunicação, são os protocolos e procedimentos padronizados que farão o fornecedor realmente gerir seus trabalhos. Uma comunicação proativa e periódica com o gerente de projetos é de grande ajuda na evolução do trabalho. O uso de um sistema online de gerenciamento de projetos pode ser bastante útil na organização desta comunicação.
Outra área em que a comunicação pode ser melhorada são os feedbacks e as entregas combinadas. Elaborar documentos de Word ou PPT após cada reunião, por exemplo, pode atrasar o processo. Usando o Skype, ou aplicativos do tipo, você pode compartilhar a tela, marcar áreas onde quer alterações, e toda a reunião pode ser gravada para consultar mais tarde.
razão # 3: os prazos de entrega e a incapacidade de cumpri-los
Se você receber informações sobre atrasos com antecedência, será capaz de fazer ajustes e minimizar os danos decorrentes de atrasos de verdade. Assim, uma parte deste problema pode ser minimizada por uma comunicação adequada.
Os atrasos são muitas vezes causados por falta de gestão do projeto, seja com prazos impossíveis, ou pelo fato do cliente não cumprir seus combinados. Também por emergências repentinas na equipe do projeto.
Para ter a certeza da capacidade de gerenciamento de projetos do seu fornecedor, avalie seus processos e fale com alguns de seus clientes atuais. Especialmente com os que trabalharam com ele por alguns anos e, portanto, já passaram por alguns projetos. Uma boa ideia é começar pequeno e crescer o relacionamento gradativamente, enquanto as equipes se conhecem melhor umas às outras e aos seus estilos de trabalho.
Como você pode ver, as 3 principais razões são realmente ligadas às pessoas e processos. Antes de terminar, vale a pena mencionar que o relatório destaca que a culpa dos problemas não reside apenas nos fornecedores. Muitas organizações costumam não ter certeza do que precisam, ou se suas demandas mudarão ao longo do tempo, o que pode prejudicar não só os projetos de longo prazo.
Os desafios são grandes, mas uma relação baseada na confiança e qualidade com certeza pode ajudar bastante.
Fonte: UPSIDE LEARNING
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